Langere tijd op reis, hoe regel je dat met je werkgever?

Nu pas realiseer ik goed me hoe makkelijk het was om te reizen tijdens mijn studententijd. Dat deed ik toen overigens nauwelijks, maar ik had veel meer vrije tijd om te gaan en staan waar ik wilde. Als je eenmaal werkt, is dat wel anders. Je hebt je te conformeren aan de regels van je werkgever. Of je moet zelfstandig ondernemer zijn, maar dat even ter zijde. Een gewone vakantie van een paar weken lukt vaak wel, maar hoe zit het met je verlofmogelijkheden als je langer op reis wilt? Bijvoorbeeld vijf of zes weken of misschien wel een sabbatical van een aantal maanden. Naast mijn wensen als werknemer heb ik me als HR adviseur al vaak over deze vraag gebogen binnen verschillende werkkringen. Ik geef je advies over hoe je het bij je werkgever kunt aanpakken. En ik zet een aantal soorten verlof voor je op een rij.

Hoe pak je je verzoek voor een langere reis aan bij je werkgever?

Of je een gewone vakantie wilt aanvragen of een extra lange of een sabbatical, je verlofaanvraag is juridisch gezien een verzoek. Een aantal werkgevers juichen het (gelukkig) toe om eens wat langer op vakantie te gaan. Andere werkgevers zien alleen maar beren op de weg als je langer dan twee weken afwezig zou zijn. Je werkgever mag een verzoek weigeren. Bijvoorbeeld als er grote problemen zouden ontstaan door jouw (lange) afwezigheid. Het is een compliment dat je zo bijzonder en onmisbaar gevonden wordt door je werkgever, maar het is natuurlijk ruk voor jouw vakantieplannen. Voor alle gevallen waarin je werkgever niet meteen met je op tafel staat te dansen voor je nieuwe reisplannen komen hier wat adviezen voor je aanpak.

Ruime tijd vooraf bekend maken

Maak je wens voor een langere vakantie of sabbatical ruime tijd vooraf kenbaar. Vaak is dat ook een voorwaarde van de werkgever. Maar het geeft ook tijd om je werkgever aan je wens te laten ‘wennen’. Vertel bijvoorbeeld eens in je beoordelings- of ontwikkelgesprek over je wens. En nog eens in je andere overleggen met je leidinggevende. Vertel gepassioneerd waar je zo graag heen wilt gaan. Zo krijg je er zelf ook een gevoel bij hoe je leidinggevende over je wens voor je langere reis denkt.

Je verzoek indienen en toelichten

Vervolgens zul je op enig moment het echte verzoek moeten doen. Na je ‘voorbesprekingen’ mag dit verzoek eigenlijk geen verrassing meer voor je werkgever zijn. Vaak is het gebruikelijk dit via een systeem of mail te doen. Ook dan adviseer ik je om eerst nog het gesprek aan te gaan. Vertel dat je het verzoek gaat doen. En breng het vooral als een heuglijk feit. “Yes, we hebben hele goede vliegtickets gevonden! Onze droomreis / sabbatical wordt nu echt concreet en ik ga de verlofaanvraag doen. Jippie!” Zoiets. Misschien helpt het om gebak mee te nemen om dit heuglijke moment te vieren. Of je belooft om te trakteren nadat je verzoek is geaccordeerd.

Het akkoord bevestigen

Heb je je vurig gewenste akkoord ontvangen? Leg het schriftelijk vast. Of nog beter, vraag je werkgever om het schriftelijk te bevestigen. Zeker wanneer je lange reis of sabbatical nog wat verder in de toekomst ligt, is het verstandig om het op papier te hebben. Gewoon om alle verwachtingen duidelijk te hebben en enige discussie later te voorkomen. Je kunt er ook meteen bij vast laten leggen hoe je je verlofsoorten ervoor wilt gebruiken. Let er ook op of er aanvullende voorwaarden worden gesteld. Bijvoorbeeld dat “het daadwerkelijk toekennen afhankelijk is van…”. Dat betekent namelijk nog geen definitieve ja.

Nogmaals bespreken

Wordt je verzoek voor je reis of sabbatical na al je voorwerk en voorbereiding niet gehonoreerd? Ga het gesprek opnieuw aan. Waarom is het niet ok? Is er een middenweg te vinden van 3 maanden in plaats van 6? Of is een andere periode wel mogelijk? Afhankelijk van wat je werkgever vindt kun je misschien schuiven in je reisplannen en toch tot een oplossing komen. Dat hoop ik vurig voor je!

Welke argumenten gebruik je voor je lange reis?

Kijk, mij heb je als HR adviseur en als reismuts zo overtuigd van nut en noodzaak van een lange reis. Maar zoals gezegd, niet iedereen deelt die passie en visie. Wat volgens mij wel iedere werkgever wil (of zou moeten willen) is goed voor haar mensen zorgen. En die argumenten kun jij gebruiken in je gesprekken.

• De quality-time met je gezin geeft je de boost en balans die je nodig hebt om op je werkdagen weer alles voor je werkgever te kunnen geven. Zelfs als dat een keer tot 9 uur in de avond is.
• Je hebt zo hard gewerkt en voldoende verlof staan.
• Je droom is om naar land x te gaan / een wereldreis te maken en dat doe je niet in drie weken. Deze droom is van levensbelang voor je.
• Je werkgever heeft werkgeluk hoog in het vaandel. Dat past perfect bij je, want reizen maakt gelukkig.
• Het creëren van voldoende rust en vakantie maakt de kans op overspannenheid of burn-out kleiner.

Zonder dollen, het is natuurlijk het belangrijkste om vanuit jezelf en jouw intrinsieke motivatie te vertellen waarom jij zo graag langer op reis wilt. Juist die overtuiging speelt een rol bij het overtuigen van je werkgever.

Welke verlofsoorten zijn er zoal?

Verlofuren

Verlofuren zijn wat iedereen eigenlijk vakantiedagen noemt, dus de meest bekende van de verlofsoorten. Nederlandse werkgevers zijn verplicht je minimaal 20 dagen op fulltime basis (5 werkdagen per week) aan verlofuren te geven. Vaak geven werkgevers er extra / bovenwettelijke verlofuren bij. Je totale aantal aan verlofrechten vind je terug in de cao en/of in het personeelshandboek van je werkgever.

Een werkgever mag een aantal dagen per jaar aanwijzen als verplichte vrije dagen. Denk bijvoorbeeld aan de bouwvak, waarin veel bouwbedrijven gesloten zijn. Ook kunnen periodes juist uitgesloten zijn voor het opnemen van je verlofuren. Het onderwijs is daar een voorbeeld van. Docenten kunnen vaak niet buiten de schoolvakanties weken vrij nemen. Ten slotte kan het zijn dat de bijzondere dagen, zoals hemelvaart en kerst, ook uit je saldo verlofuren komt. Dat is bijvoorbeeld in de Cao van de verzorging- en verpleeghuizen het geval. Deze regels over verplichte en onmogelijke vrije perioden vind je in de cao of personeelshandboek.

Lees ook: tips voor een optimale voorpret voor op reis

Voor het opnemen van je langere vakantie dien je – net als bij een gewone vakantie – een verzoek bij je werkgever in. Veel werkgevers stellen aan een verzoek voor een vakantie langer dan 4 weken aanvullende eisen. Zoals dat je goedkeuring van de directie nodig hebt.

Meeruren / overuren

In veel organisaties worden meeruren en overuren geregistreerd én bestaat er de mogelijkheid die uren weer als tijd-voor-tijd op te nemen. Dus als vrije tijd op een ander moment te compenseren. Als je werkgever het toestaat, kun je die uren aan je vakantiedagen vast plakken om langer op reis te gaan of voor je sabbatical te gebruiken.

Onbetaald verlof

De naam zegt het al, onbetaald verlof is verlof zonder loon. Bij iedere werkgever bestaat deze mogelijkheid, maar lang niet alle werkgevers willen het (helaas) voor een lange reis toekennen.

Let wel, bij een aantal pensioenfondsen geldt dat een eigen financiële bijdrage van de werknemer door loopt tijdens een periode van onbetaald verlof. Deze wordt normaliter van je salaris ingehouden en dan merk je er eigenlijk niets van. Maar in de periode van onbetaald verlof maak je dan opeens kosten. Zorg dat je niet voor verrassingen en onverwachte kosten komt te staan.

Bijzonder of betaald verlof

De nationale feestdagen in Nederland worden vaak als bijzonder verlof aangemerkt. Het zijn er zo’n 6 per jaar: Pasen, Hemelvaart, Pinksteren, de kerstdagen en Nieuwjaarsdag. Daar komt eens per vijf jaar nog Bevrijdingsdag bij. Wanneer deze dagen tegelijkertijd met je werkdagen vallen en je bent vrij, krijg je een vrije dag van je werkgever (op enkele cao’s na). Laten we wel wezen, deze paar dagen zetten bij een sabbatical van minimaal een paar maanden geen zoden aan de dijk. Maar mocht je nou net tussen april en de zomervakantie weg gaan, dan pik je waarschijnlijk toch wel wat extra betaalde vrije dagen mee.

Extra vormen van verlof

Dan zijn er ook nog verlofsoorten zoals buitengewoon verlof, zorg- en calamiteiten verlof. Dat zijn allemaal hele belangrijke en nuttige vormen van verlof. Maar voor je lange reis heb je er niets aan. Tenzij je naar de bruiloft van je broer in Australië gaat, dat valt dan toevallig weer onder bijzonder verlof.

Misschien heeft je werkgever nog extra verlofsoorten ter beschikking. Er bestaan wel eens speciale verlofspaar-systemen of er zijn uitwisselingen mogelijk met andere arbeidsvoorwaarden. Daardoor koop je bijvoorbeeld verlofuren bij van je vakantiegeld. Deze mogelijkheden vind je in de cao of in het personeelshandboek terug.

Welke verlofsoorten zijn er speciaal voor mensen met kinderen?

Ouderschapsverlof

Iedereen met een kind jonger dan acht jaar en in dienst van een werkgever heeft recht op een aantal uren (26x je uren per week) ouderschapsverlof. Dit is onbetaald verlof, tenzij in de cao anders is geregeld. Per 1 augustus 2022 is daarvan 9 weken 70% betaald verlof geworden voor in het eerste levensjaar. Dit gaat via het UWV en kost jouw werkgever niets. Veel ouders nemen ouderschapsverlof gespreid op om bijvoorbeeld tijdelijk een dag per week minder te gaan werken. Maar je kunt het verlof ook in één keer opnemen. Of een deel ervan. Daardoor kun je bijvoorbeeld 2 jaar lang een dag minder werken en een aantal weken achtereen volledig ouderschapsverlof opnemen.

Het kan zijn dat er in het beleid van je werkgever aanvullende regels zijn opgenomen, bijvoorbeeld dat je het verlof in maximaal 2 jaar opgemaakt moet hebben. Dit zou je in het personeelshandboek dan moeten kunnen vinden.

Lees ook: de beste reistijd per maand en per land

Een voordeel van dit verlof boven ‘normaal’ onbetaald verlof is dat je pensioenopbouw tijdens het ouderschapsverlof doorloopt. Maar ook hierbij geldt soms dat je een eigen bijdrage blijft betalen voor je pensioen. Dus ook hierbij adviseer ik om van de verlofsoorten betaald en onbetaald verlof in iedere maand te combineren.

Goed nieuws voor iedereen die dit wil gaan gebruiken. Een nieuwe Europese richtlijn voorziet namelijk in 2 maanden betaald ouderschapsverlof. Deze wijziging zal de komende jaren ook in Nederland gaan gelden.

Zwangerschapsverlof

Van alle verlofsoorten is deze natuurlijk voor een kleine doelgroep, maar ik wil het toch benoemen. Op dit moment heeft een vrouw in Nederland recht op minimaal 16 weken zwangerschapsverlof. Dat verlof is bedoeld om rust te nemen, je voor te bereiden op de bevalling en daar ook weer van bij te komen. Hoewel je dat echt niet moet onderschatten, gaat het herstel voor de een veel vlotter dan voor de ander. Dus misschien is het niet zo handig om al van alles te boeken. Maar wie weet behoor jij tot de groep vrouwen die vlot herstellen en kun je een deel van je verlof gebruiken voor je langere reis. Dan heeft de partner alleen nog wel iets te regelen met verlof natuurlijk.

Betaald partnerverlof

Hoezee! Sinds juli 2020 krijgen partners maar liefst 5 weken betaald (tegen 70% loon) partnerverlof dat ze in het eerste half jaar na de geboorte kunnen opnemen. Dit komt bovenop de wettelijke eerste week partnerverlof tegen 100%. Ook dit kun je natuurlijk voor een langere reis gebruiken, als die binnen de periode van die zes maanden valt.

Hoe gebruik je je betaalde en onbetaalde verlofsoorten?

Van alle verlofsoorten krijg je je verlofuren gewoon per kalenderjaar cadeau. Om zoveel mogelijk verlofuren te kunnen gebruiken voor je langere reis of sabbatical kun je ervoor kiezen om rond de jaarwisseling te gaan. Daardoor kun je namelijk (een deel van) de verlofuren van het ene jaar en van het nieuwe jaar inzetten. En heb je in totaal dus meer verlofuren tot je beschikking.

De wettelijke verlofuren hebben een wettelijke houdbaarheidsdatum van 6 maanden. Je kunt dus ook uren van een voorgaand jaar sparen, mits je die dus in de eerste helft van het volgende jaar op maakt. Of als je werkgever je toestaat ze langer te sparen natuurlijk. De bovenwettelijke uren hebben een wettelijke houdbaarheid van 5 jaar en kun je dus al een paar jaar sparen. Er zijn werkgevers die dit overigens wel aan banden leggen in cao of beleid, dus check het even.

Combinatie betaald en onbetaald

De meeste mensen gebruiken een combinatie van hun vakantiedagen, eventuele overuren en onbetaald verlof. Ik adviseer zelf altijd om een combinatie te doen van betaalde en onbetaalde verlofsoorten en dat zo per maand te laten verwerken. Zo heb je iedere maand een gedeeltelijk inkomen vanuit je vakantiedagen. Daarmee kun je een eventuele eigen bijdrage van pensioen voor je onbetaald verlof bekostigen.

Tevens is het ‘veiliger’ voor het geval je in het jaar na je lange vakantie of sabbatical in een uitkeringssituatie terecht zou komen. Voor het berekenen van de hoogte van een uitkering wordt gekeken naar de 12 maanden ervoor. Als je je lange vakantie zo opneemt dat je eerst je vakantiedagen op maakt en daarna onbetaald verlof, zou het zo kunnen zijn dat in een periode van 12 maanden enkel onbetaald verlof mee telt. Terwijl als je iedere maand 50/50 doet, dan telt in ieder geval nog een deel van je inkomen mee. Een beetje ingewikkeld en hypothetisch, maar hopelijk wel duidelijk om je verlofsoorten te combineren.

Ook goed om rekening mee te houden

Naast de soorten verlof die je hebt en/of wilt inzetten zijn er ook nog andere arbeidsvoorwaarden die relevant kunnen zijn tijdens je langere reis of sabbatical. Eerder noemde ik al je pensioen. Maar denk ook aan een leaseauto. Heb je een leaseauto, sla dan ook je autoreglement er goed op na. Er kunnen namelijk bepalingen in staan die aangeven dat je een bijdrage moet betalen bij een langere periode van verlof of dat je zelfs je auto in moet leveren.

Ook zijn arbeidsvoorwaarden zoals betalingen via je werkgever relevant om na te kijken. Als je bijvoorbeeld je zorgverzekering via je werkgever laat betalen. Of de contributie van je sportschool of een fiets onder een fietsplan. Deze overeengekomen afspraken lopen ook tijdens je vakantie door. Ook als je geen inkomen hebt, en dat zou als resultaat hebben dat je juist aan je werkgever moet betalen in die periode.

Wat als je echt niet mag gaan?

Heb je alle wegen bewandeld en krijg je maar geen ‘ja’ op jouw verzoek voor een langere vakantie of sabbatical? Dan rest je niets anders dan te bepalen hoe belangrijk de reis voor je is en hoe belangrijk je baan voor je is. Als je de reis belangrijker vindt en je durft het aan, kun je ontslag nemen. Wanneer je zelf ontslag neemt, heb je geen recht op een uitkering. Je openstaande verlofuren krijg je in één keer uitbetaald. En eventuele andere soorten verlof zoals ouderschapsverlof, komen te vervallen vanaf het moment dat je uit dienst gaat.

Lees ook: waarom een creditcard onmisbaar is op reis

Je kunt vragen of je werkgever open staat voor een regeling. Met een vaststellingsovereenkomst of beëindigingsovereenkomst (het is in de praktijk hetzelfde, maar beide namen worden ervoor gebruikt) maak je afspraken over je uitdiensttreding. Door die op een juiste manier op te stellen, stel je je WW rechten zeker. En het kost je werkgever niets extra. (Er bestaat zoiets als een transitievergoeding, maar in de overeenkomst kun je daarvan afzien.)

Onder de gemaakte afspraken in zo’n overeenkomst kun je afspreken dat je pas later uit dienst gaat. Dan gaat ook pas later je WW in met alle verplichtingen van dien. In de periode tot je uitdiensttreding kun je je verlofdagen nog opnemen en eventueel verder onbetaald verlof opnemen.

Onderhandel bij je nieuwe werkgever

Als je al ruim vooraf weet dat die lange reis of sabbatical er bij je werkgever echt niet in gaat, kun je natuurlijk ook al eerder besluiten om weg te gaan. Ga op zoek naar een andere werkgever. Eentje die jou en je dromen wel met open armen verwelkomt. En regel dan meteen even je verlofaanvraag bij je arbeidsvoorwaardengesprek!

Adviesgesprek over jouw mogelijkheden

Met al deze informatie hoop ik dat jij al een hoop weet om jouw lange reis of sabbatical bij jouw werkgever voor elkaar te krijgen en welke verlofsoorten je ervoor kunt gebruiken. Wil je meer over jouw specifieke situatie weten of even met mij als ervaren HR professional sparren? Mail mij en ik vertel je de mogelijkheden voor een goed gesprek!

Pinnen voor later?